domingo, 2 de diciembre de 2018

MONOGRAFIA - DIPLOMADO EN CONTROL FINANCIERO Y FISCALIZACIÓN


TEMA: PROPUESTA PARA LA UTILIZACION DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL COMO HERRAMIENTA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION PARA UNA ENTIDAD PÚBLICA.

1.         INTRODUCCION

La transformación en el mundo de los negocios en los últimos veinte años ha hecho latente la necesidad de una mejora sustancial y sostenida de los resultados operacionales y financieros de las empresas, lo que ha llevado a la progresiva búsqueda y aplicación de nuevas y más eficientes técnicas y prácticas gerenciales de planificación y medición del negocio. Estas herramientas deben permitir, por un lado, identificar cuáles son las estrategias que se deben seguir para alcanzar la visión de empresa (un alto desempeño), y por el otro expresar dichas estrategias en objetivos específicos cuyo logro sea medible a través de un conjunto de indicadores de desempeño del negocio. El Balanced Scorecard es una metodología que logra integrar los aspectos de la Gerencia Estratégica y la Evaluación del Desempeño del Negocio.
EL Cuadro de Mando Integral es una herramienta útil para dirigir empresas de forma proactiva en el corto y en el largo plazo. Es una técnica de gestión y planificación y su eficiencia radica en una buena comprensión de sus fundamentos, una aplicación completa que implique a la dirección de la compañía. El análisis se lleva a cabo a través de la elaboración de un mapa estratégico donde quedan reflejadas las estrategias y los objetivos a conseguir en cuatro áreas principales, que son: financiera, procesos internos, clientes e innovación y formación. Desde su introducción a principios de la década de los noventa, el Cuadro de Mando Integral (CMI) ha levantado una gran expectación en la comunidad empresarial. Como ocurre en muchas ocasiones, las opiniones son muy variadas. Una de las razones que explica esta diversidad de opiniones es que el concepto se está utilizando para nombrar herramientas que no son un cuadro de mando, sino algo más tradicional, como un tablero de control.
Los gobiernos están sujetos a grandes exigencias por parte de la sociedad, la cual demanda servicios e información de calidad y con un rápido acceso a la misma.
Teniendo en cuenta las particularidades del sector público, la elaboración de un CMI para este tipo de organizaciones, tendrá que adaptarse a las mismas para lograr que la utilización de dicha herramienta sea exitosa, ya que, en caso contrario, estaría destinada a un escaso uso y por lo tanto a su desaparición.
El presente trabajo es un estudio que mostrará la necesidad de implantar un Cuadro de Mando Integral en una entidad del sector gubernamental de la Ciudad de La Paz como un sistema de control interno de gestión e información permanente. Kaplan y Norton propusieron un modelo, el denominado “Cuadro de Mando Integral” (CMI), a través del cual se definen y evalúan los objetos estratégicos en un conjunto coherente de medidas operativas que evitan la sub optimización haciendo énfasis en lo esencial para el posicionamiento competitivo de la empresa (Kaplan and Norton, 1992; Kaplan and Norton, 1996). El Cuadro de Mando Integral (CMI), al ser un instrumento de gestión, facilita la comunicación y la puesta en funcionamiento de la estrategia organizacional, es decir, es un marco que contiene un conjunto de indicadores seleccionados que ayudan a la organización a ejecutar sus factores claves para alcanzar el éxito, los cuales son definidos al generar la visión estratégica de la compañía. La entidad, no cuenta con un sistema integrado de información y control de gestión hecho que deriva en que la información es captada de manera posterior a la toma de decisiones sin que exista la garantía de que estas sean las más adecuadas. Por tanto, se ve la necesidad de contar con mejores estrategias que permitan acceder a una información y control más pertinentes y oportunos que si garanticen decisiones exitosas.



2.         PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La falta de una herramienta de control de gestión que coadyuve al actual sistema de control interno en la entidad pública.
2.1.   FORMULACION DEL PROBLEMA
Por todo lo mencionado anteriormente y en términos más concretos el problema objeto de estudio del presente proyecto de investigación, se formula como sigue:
¿La puesta en práctica de un cuadro de mando integral en una entidad pública, contribuirá a mejorar la consecución de objetivos de gestión relacionados con el control interno?

3.         OBJETIVOS

3.1.   OBJETIVO GENERAL
Los objetivos planteados, que determinan el propósito del proyecto, se establece a través del objetivo general, el cual sustenta el contenido de la propuesta en base al cumplimiento de los objetivos específicos establecidos del propósito general como demostramos a continuación:
Presentar una propuesta basada en un Cuadro de Manto Integral (CMI) que permita tener información respecto al control de Gestión permanente en una unidad organizacional coadyuvando al sistema de control interno.
3.2.   OBJETIVOS ESPECÍFICOS
·      Explicar la base teórica de la elaboración del CMI Cuadro de Mando Integral.
·      Establecer un diagnóstico de la aplicabilidad del CMI Cuadro de Mando Integral en el Sector Publico.
·      Concientizar en el sector público sobre la necesidad de implementar nuevas herramientas como el cuadro de mando integral para la elaboración de indicadores de gestión.



4.         JUSTIFICACION METODOLOGICA, ACADEMICA Y PRÁCTICA

4.1.   Metodológica
La elección de una metodología es clave para delimitar y establecer las pautas de trabajo para alcanzar los objetivos establecidos.
El trabajo de investigación, se refiere a la importancia que implica la utilización de un cuadro de mando integral como herramienta de control de gestión, el documento sitúa su desarrollo como ejemplo en una entidad del sector público, para lo cual la metodología utilizada es el método descriptivo fundamentalmente, para caracterizar un fenómeno o situación concreta indicando sus rasgos más peculiares o diferenciadores, especificando las propiedades, características, en el que se realiza un análisis teórico de la implantación respecto a la aplicación de la base teórica de elaboración de un cuadro de mando integral.
La presente investigación propone mediante conceptos básicos teóricos, explicar la magnitud e importancia que tiene la utilización del cuadro de mando integral en cuanto a la ejecución de objetivos planteados en una entidad.
4.2.   Académica
La unidad de Postgrado de Contaduría Pública de la Universidad Mayor de San Andrés, exige la elaboración de un proyecto de investigación, que justifique los conocimientos adquiridos y su relación con la práctica. Para cumplir este cometido, se pretende elaborar un documento informativo que plantee conceptos teóricos relevantes para el entendimiento de la temática expuesta.
4.3.   Practica
El presente trabajo de investigación, se refiere a la importancia que implica la implementación de nuevas herramientas de control interno y de gestión para el Sector Gubernamental acogiendo la metodología de investigación cualitativa, que se halla mediante observaciones y mediciones.
A partir de los resultados obtenidos en la presente investigación que relacione la aplicabilidad de la herramienta propuesta, nos permitirá formular estrategias de mejora corporativa en el ámbito gubernamental.

5.         Marco Teórico/Conceptual

5.1.   El cuadro de mando integral como sistema de gestión
Muchas empresas ya disponen de sistemas de medición de la actuación que incorporan indicadores financieros y no financieros. ¿Qué hay de nuevo que exija un conjunto equilibrado de indicadores? aunque virtualmente rodas las organizaciones emplean indicadores financieros y no financieros, muchas utilizan sus indicadores no financieros para mejoras locales, en sus operaciones de cara al cliente y de línea más importante. Los directivos de más categoría utilizan indicadores financieros totales, como si estas medidas pudieran resumir de forma adecuada los resultados de operaciones realizadas por los empleados de nivel medio e inferior. (Kaplan & Norton, 2009, pág. 26)
Kaplan y Norton (2009) señalan que el cuadro de mando integral es más que un sistema de medición táctico y operativo. Las empresas innovadoras están utilizando el cuadro de mando integral como un sistema de gestión estratégica, para gestionar su estrategia a largo plazo.
·         Aclarar y traducir o transformar la visión y la estrategia
·         Comunicar y vincular los objetivos e indicadores estratégicos.
·         Planificar, establecer objetivos y alinear las iniciativas estratégicas.
·         Aumentar el feedback y formación estratégica.
5.2.   Definición de cuadro de mando integral
El primer Cuadro de Mando Integral fue introducido por David Kaplan y Robert Norton, 1992, tras la realización de un estudio sobre doce empresas. Estos autores afirmaban que las medidas o los indicadores financieros no eran suficientes para conocer el estado o funcionamiento de una compañía. Para complementar el énfasis tradicional en corto plazo implícito en el ámbito financiero (Kaplan and Norton, 1992). Kaplan and Norton introdujeron tres categorías adicionales que resaltaban aspectos no financieros. Estas son: La satisfacción del cliente, el proceso interno del negocio y el aprendizaje y crecimiento. Estos autores pensaron en estas tres categorías adicionales como medidores del funcionamiento presente y futuro de la compañía, mientras que la perspectiva financiera representa la última perspectiva. El Cuadro de Mando Integral mide la actuación de la organización desde cuatro perspectivas equilibradas:
a) La financiera: Vincula los objetivos de cada unidad de negocio con la estrategia de la Empresa. Sirve de enfoque para los objetivos e indicadores de las demás perspectivas.
b) Los Clientes: Identifica los segmentos de cliente y mercado donde se va a competir. Mide las propuestas de valor Se orientan a los clientes y mercados evaluando las necesidades de los clientes, como su satisfacción, lealtad, adquisición y rentabilidad con el fin de alinear los productos y servicios con sus preferencias y traduce la estrategia y visión en objetivos sobre los clientes y segmentos, siendo estos los que definen los procesos de marketing, operaciones, logística, productos y servicios.
c) Los procesos internos: Define la cadena de valor de los procesos necesarios para entregar a los clientes soluciones a sus necesidades (Innovación, operación, servicio post-venta). Los objetivos e indicadores de esta perspectiva se derivan de estrategias explicitas para satisfacer las expectativas de los clientes.
 d) El aprendizaje y crecimiento: Se obtienen los inductores necesarios para lograr resultados en las anteriores perspectivas. La actuación del personal, se refuerza con agentes motivadores que estimulen sus intereses hacia la empresa. Se miden las capacidades de los empleados, las capacidades de los sistemas de información y el clima organizacional para medir la motivación y las iniciativas del personal.
El Cuadro de Mando Integral no es una planilla o modelo estándar que se pueda aplicar a todos los negocios en general. Cada unidad de negocio debe adaptar su Cuadro de Mando Integral a los requisitos particulares de su misión, estrategia, tecnología y cultura, un factor clave para el éxito de esta herramienta es su transparencia y manejabilidad, a partir de 15 ó 20 indicadores o medidores, un observador deben poder determinar el funcionamiento de la unidad de negocio (Kaplan and Norton, 2009).
El Cuadro de Mando Integral fomenta que las medidas financieras no financieras deben ser una parte del sistema de información para los empleados en todos los
niveles de la organización, traduciendo la misión de la estrategia de la unidad de negocio a objetivos y a medidas tangibles.
Según la definición de los autores Kaplan y Norton, un buen cuadro de mando integral debe contar la historia de su estrategia, es decir debe reflejar la estrategia del negocio. Con ello se requiere destacar que el Cuadro de Mando Integral es más que una lista de indicadores agrupada en financieros y no financieros o separada en una estructura coherente de la estrategia del negocio a través de objetivos claramente encadenados entre sí medidos con los indicadores de desempeño, sujetos al logro de compromisos y metas determinados y respaldados por un conjunto de iniciativas o proyectos.
Para un mejor entendimiento el texto del cuadro de mando integral explica en consideración la siguiente información que suministra el cuadro de mando, y debe ser:
·         Necesaria
·         Reciente
·         Fiable
·         Lo más sistematizada posible
·         Capaz de inducir a la toma de decisiones
Como herramienta de control, facilita la evaluación de la marcha de los aspectos claves de la empresa para la toma de decisiones oportunas en pos de corregir los desvíos que impidan el cumplimiento de las metas y objetivos previstos.
Por lo tanto, el Cuadro de Mando General, debe ser utilizado como un sistema de comunicación, información y formación.
Se considera de gran importancia el siguiente grafico por la magnitud del contenido y explicación de los componentes del cuadro de mando integral en términos de una estructura basada en la misión y visión de la entidad-



FIGURA 1
EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL PROPORCIONA UNA ESTRUCTURA PARA TRANSFORMAR UNA ESTRATEGIA EN TERMINOS OPERATIVOS
FUENTE: ROBERT S. KAPLAN Y DAVID P. NORTON, “USING THE BALANCED SCORECARD AS A STRATEGIC MANAGEMENT SYSTEM”
FIGURA 2
EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL PROPORCIONA UNA ESTRUCTURA O MARCO ESTRATEGICO PARA LA ACCION.
FUENTE: ROBERT S. KAPLAN Y DAVID P. NORTON, “USING THE BALANCED SCORECARD AS A STRATEGIC MANAGEMENT SYSTEM”
5.3.   Planificación, establecimiento de objetivos
“Para alcanzar unos objetivos financieros tan ambiciosos, los directivos deben identificar objetivos de extensión para sus clientes, procesos internos y objetivos de formación y crecimiento.” (Kaplan & Norton, 2009, pág. 32)
El cuadro de mando integral también permite que una organización integre su planificación estratégica en su proceso anual de presupuestos. El proceso de planificación y de gestión del establecimiento de objetivos permite a la organización: Cuantificar los resultados a largo plazo que desea alcanzar, Identificar los mecanismos y proporcionar los recursos necesarios para alcanzar estos resultados, establecer metas a corto plazo para los indicadores financieros y no financieros del cuadro de mando”. (Kaplan & Norton, 2009, pág. 33).
5.4.   Sistema de gestión bajo el cuadro de mando integral
Según Kaplan y Norton (2009) señalan que tiene tres dimensiones:
Estrategia. -  Hacer de la estrategia la agenda organizativa principal. El cuadro de mando integral permitía que las organizaciones, por primera vez, describieran y comunicaran su estrategia de forma que se comprendiera y se aplicara.
Enfoque. - Crear un enfoque muy fuerte. Con el cuadro de mando integral como ayuda de navegación, cada recurso y cada actividad de la organización quedaba alineado con la estrategia.
Organización. - Movilizar a todos los empleados para que actúen de formas completamente diferentes. El cuadro de mando integral proporcionaba la lógica y la arquitectura para establecer nuevos vínculos organizativos entre unidades de negocio, servicios compartidos y empleados individuales.



FIGURA 3
LOS PRINCIPIOS DE UNA ORGANIZACIÓN BASADA EN LA ESTRATEGIA
FUENTE: ROBERT S. KAPLAN Y DAVID P. NORTON, “C.OMO UTILIZAR EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL"(2009)
“El cuadro de mando integral proporciona un marco para considerar la estrategia utilizada en la creación de valor desde cuatro perspectivas: financiera donde la estrategia del crecimiento, la rentabilidad y el riesgo vista desde la perspectiva del accionista, el cliente para crear valor y diferenciación desde la perspectiva del cliente, el proceso interno viendo las prioridades estratégicas de distintos proceso que crean satisfacción en los clientes y por último el aprendizaje y crecimiento  para crear un clima de apoyo al cambio, la innovación y el crecimiento de la organización.” (Kaplan & Norton, 2009, pág. 32)
5.5.   Control interno
El control interno es un proceso que está integrado a las actividades administrativas y operativas de cada organización. Esta característica fundamental de considerar al control interno como un proceso integrado implica que éste no tiene un fin en sí mismo, sino que constituye un medio, una metodología sistémica, que procura con un grado de seguridad razonable, el logro de los objetivos institucionales. (Contraloría General del Estado Guía aplicación de normas básicas del control gubernamental, 2002)
"El control interno es un proceso integrado llevado a cabo por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con las operaciones, la información y el cumplimiento." (COSO, 2003)
Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales. El control interno:
·         Está orientado a la consecución de objetivos en una o más categorías operaciones, información y cumplimiento.
·         Es un proceso que consta de tareas y actividades continuas es un medio para llegar a un fin, y no un fin en sí mismo.
·         Es efectuado por las personas no se trata solamente de manuales, políticas, sistemas y formularios, sino de personas y las acciones que éstas aplican en cada nivel de la organización para llevar a cabo el control interno.
·         Es capaz de proporcionar una seguridad razonable no una seguridad absoluta, al consejo y a la alta dirección de la entidad.
·         Es adaptable a la estructura de la entidad flexible para su aplicación al conjunto de la entidad o a una filial, división, unidad operativa o proceso de negocio en particular.
Esta definición es intencionadamente amplia. Incluye conceptos importantes que son fundamentales para las organizaciones respecto a cómo diseñar, implementar y desarrollar el control interno, constituyendo así una base para su aplicación en entidades que operen en diferentes estructuras organizacionales, sectores y regiones geográficas.
Según Coronel Tapia (2016)
“El control interno este compuesto por todos los sistemas y procesos que establece la dirección de la empresa con la finalidad de maximizar la eficiencia de las operaciones, obtener información financiera confiable, mantener la seguridad de los activos y cumplir las leyes a las que está sujeta la empresa. Todas las organizaciones internacionales relacionadas con información financiera y dese los cambios y progresos en la administración de empresas, han tenido diferentes conceptos de control interno, inclusive los primeros conceptos solo apuntaban a evitar el fraude”. (Coronel Tapia, 2016, pág. 73)
5.6.       Procedimientos de Control Interno previo
“Los procedimientos de Control Interno previo se aplicarán por todas las unidades de la Entidad antes de que la ejecución de sus operaciones y actividades o de que sus actos causen efecto. Comprende la verificación del cumplimiento de las normas que los regulan y los hechos que los respaldan, así como su conveniencia, y oportunidad en función de los fines y programas de la entidad” (Ley 1178,1990, art.14).
5.7.   Aseguramiento de la Integridad
Norma 2314. Naturaleza genérica de las actividades de control: Las denominadas actividades de control son siempre acciones que genéricamente contribuyen al aseguramiento de: los objetivos fuente de la organización; la confiabilidad de la información; la legalidad en la ejecución de las operaciones y la calidad del desempeño organizacional y los productos o servicios que genera.
Norma 2411 Funciones y Características de la Información, párrafo tercero: Debe existir una razonable correspondencia entre la información generada y los fenómenos que ésta pretende describir. En este sentido, para que la información resulte representativa debe satisfacer requisitos de oportunidad, accesibilidad, integridad, exactitud, certidumbre, racionabilidad, actualización y objetividad (Principios, Normas Básicas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, 2000).
5.8.       Responsabilidad por la Función Publica
“El servidor público tiene el deber de desempeñar sus funciones con eficacia, economía, eficiencia, transparencia y licitud. Su incumplimiento genera responsabilidades jurídicas. II. Los servidores públicos responderán en el ejercicio de sus funciones: a. Todos ante sus superiores jerárquicos hasta el máximo ejecutivo, por conducto regular; b. Los máximos ejecutivos ante los titulares de las entidades que ejercen tuición, hasta la cabeza de sector, en secuencia jerárquica; c. Los titulares de éstas, según ley, ante el Poder Legislativo, los Concejos Municipales o la máxima representación universitaria; d. Todos ellos ante la sociedad.” (Decreto Supremo 23318 – A, 1992, art.3)
5.9.       Responsabilidad civil
La responsabilidad civil emerge del daño al Estado valuable en dinero. Será determinada por juez competente. El dictamen de responsabilidad civil es una opinión técnica jurídica emitida por el Contralor General de la República. Tiene valor de prueba preconstituida y contendrá la relación de los hechos, actos u omisiones que supuestamente causaron daño económico al Estado, fundamentación legal, cuantificación del posible daño e identificación del presunto o presuntos responsables. (Decreto Supremo 23318 – A, 1992, art.50 y 51)
5.10.   Responsabilidad Penal
La responsabilidad es penal cuando la acción u omisión del servidor público o de los particulares se encuentra tipificada como delito en el Código Penal. (Decreto Supremo 23318 – A, 1992, art.60)
Los servidores públicos u otros profesionales contratados que identifiquen indicios de haberse cometido un delito, elaborarán con la diligencia y reserva debidas un informe, haciendo conocer este extremo a la unidad legal pertinente. El informe contendrá una relación de los actos u omisiones, acompañando las pruebas o señalando dónde pueden ser encontradas. (Decreto Supremo 23318 – A, 1992, art.61)
5.11.   Responsabilidad administrativa
La responsabilidad administrativa emerge de la contravención del ordenamiento jurídico administrativo y de las normas que regulan la conducta del servidor público. (Decreto Supremo 23318 – A, 1992, art.13)
5.12.   Responsabilidad Ejecutiva
La responsabilidad ejecutiva emerge de una gestión deficiente o negligente, así como del incumplimiento de los mandatos expresamente señalados en la Ley. (Decreto Supremo 23318 – A, 1992, art.34).
Una gestión puede ser considerada deficiente o negligente cuando: a. No se ha realizado una continua evaluación y mejora de los sistemas operativos de administración, de contabilidad e información gerencial, control interno incluyendo auditoría interna, y asesoría legal, ni una evaluación técnica del personal que garantice mantener en el trabajo a los servidores cuya capacidad sea comprobada; b. La gestión no ha sido transparente; c. Las estrategias, políticas, planes y programas de la entidad no se han ajustado oportunamente conforme a los resultados y problemas indicados por el sistema de información o no son concordantes con los lineamientos fundamentales establecidos por la entidad cabeza de sector. d. No ha logrado resultados razonables en términos de eficacia, economía o eficiencia. (Decreto Supremo 23318 – A, 1992, art.35).
5.13.   Eficacia, economía y eficiencia
En el ámbito gubernamental estas definiciones se Para que un acto operativo o administrativo sea considerado eficaz, económico o eficiente:
a. Sus resultados deben alcanzar las metas previstas en los programas de operación, ajustadas en función a las condiciones imperantes durante la gestión, y en especial al razonable aprovechamiento o neutralización de los efectos de factores externos de importancia o magnitud;
b. Los recursos invertidos en las operaciones deben ser razonables en relación a los resultados globales alcanzados;
c. La relación entre los recursos invertidos y los resultados obtenidos debe aproximarse a un índice de eficiencia establecido para la entidad o a un indicador externo aplicable.  Los efectos negativos en los resultados, originados por deficiencias o negligencias de los servidores públicos, constituirán indicadores de ineficacia. Las metas y resultados, así como los efectos referidos deben ser determinables directa o indirectamente. (Decreto Supremo 23318 – A, 1992).
5.14.   Escepticismo profesional
“Actitud que implica una mentalidad inquisitiva, una especial atención a las circunstancias que puedan ser indicativas de posibles incorrecciones debidas a errores o fraudes, y una valoración crítica de la evidencia de auditoría” (IFAC NIA 200, 2009, pág. 6)
“Hace referencia a la actitud y mentalidad cuestionable que debe mantener el auditor en la realización de todo el trabajo. El auditor debe tener presente que existe la probabilidad de que las afirmaciones de la administración y/o evidencia obtenida pueden no responder exactamente aun aspecto verídico en un 100%.” (Coronel Tapia, 2016, pág. 66)
Según la INTOSAI 400 Principios fundamentales de la auditoria de cumplimiento, dicta que los auditores deben planear y llevar a cabo la auditoría con escepticismo profesional y ejercer su juicio profesional durante todo el proceso de la misma.
Los términos "escepticismo profesional" y "juicio profesional" son relevantes al formular los requisitos relacionados con las decisiones del auditor sobre el curso correcto de acción. Expresan la actitud del auditor, lo cual debe incluir una mente que exprese sus inquietudes. El auditor debe aplicar su juicio profesional en todas las etapas del proceso de auditoría.
5.15.   Seguridad razonable
La base para todo examen objetivo y sistemático es la seguridad razonable definido como: “En el contexto de una auditoría de estados financieros, un grado de seguridad alto, aunque no absoluto.” (IFAC NIA 200, 2009, pág. 6)
“Es el nivel más alto de seguridad que se puede proporcionar en las circunstancias de que los estados financieros están libres de incorrección material después que el auditor ha concluido su auditoria. Pero solamente proporciona un nivel alto de seguridad y no absoluto, el auditor no puede dar seguridad absoluta debido a las limitaciones inherentes del trabajo, los juicios y criterios empleados, así como la naturaleza de la evidencia examinada.” (Coronel Tapia, 2016, pág. 66)
La valoración que realiza la administración en relación con la efectividad del control interno sobre la presentación de reportes financieros se expresa a nivel de seguridad razonable que incluye el entendimiento que existe una probabilidad remota de que declaraciones equivocadas materiales no serán prevenidas o detectadas en una base oportuna. Si bien no es seguridad absoluta, seguridad razonable, no obstante, un nivel alto de aseguramiento... (MANTILLA B., 2018)
5.16.   Fraude
“Es el hecho en que una persona que directa o por interpuesta persona procediendo con engaño en los actos o contratos en que debas intervenir por razón de su cargo dañare a la propia empresa que él integra o a una organización ajena en beneficio propio o ajeno.” (PAIVA, 2017, pág. 78). El fraude comienza en una pequeña escala, y comienza en áreas donde los principios son ambiguos, es decir áreas donde es difícil descubrir un problema.
El manejo de dinero, soborno, manipulación de información, desviación de información para el beneficio de terceros que afectan a la entidad en sus operaciones.
Juan Rocha Claros (2018) comparó que las características del fraude o triangulo del fraude de acuerdo a la NIA 240 establece que el fraude puede originarse por:
  • Incentivo o incremento de cometer un fraude: Esto quiere decir que la administración está bajo presión de fuentes fuera o dentro de la entidad para lograr una meta esperada y quizás no sean realistas las personas pueden tener un incentivo para la malversación de activos también puede existir una presión externa generadas por la necesidad inmediata para contar con recursos o para cumplir algún compromiso asumido.
  • Oportunidad percibida para cometer fraude: como se conoce en el ámbito administrativo donde puede existir la oportunidad para cometer un fraude cuando una persona sobrepase el control interno a menudo crean la confianza de que el fraude no puede ser detectado.
  • Racionalización o actitud (valores) para cometer fraude: las personas cometen fraudes en un entorno que impone suficiente presión sobre ellas es un acto fraudulento quien lo comete lo racionaliza es decir que les permiten a sabiendas e intencionalmente cometen un acto deshonesto.

5.17.   Consejo de la Magistratura-Derechos Reales
Dentro de la Ley 025 del Órgano Judicial de 24 de junio de 2010 en su artículo 7° proclama lo siguiente: El Órgano Judicial, en sus jurisdicciones ordinarias y agroambiental, tiene autonomía presupuestaria.
El Órgano Judicial contará con una dirección administrativa financiera, para la gestión de los recursos económicos de las jurisdicciones ordinaria y agroambiental, y del Consejo de la Magistratura. El control y la fiscalización del manejo administrativo y financiero corresponden al Consejo de la Magistratura, sin perjuicio del control a cargo de la Contraloría General del Estado.
Y en su Artículo 9° (Régimen disciplinario) dispone las servidoras y servidores de las jurisdicciones ordinaria, agroambiental y especializadas están sujetas al régimen disciplinario establecido en esta Ley. Su ejercicio es responsabilidad del Consejo de la Magistratura.
En el artículo 3° del Decreto Supremo 27957 dispone Conforme a disposiciones legales en vigencia, el Sistema del Registro de Derechos Reales, su suministro, dirección y administración está a cargo del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial y tienen carácter de registros públicos. (Ley inscripcion de Derechos Reales Decreto Supremo N°27957, 2004)
5.18.   Servicio de Inscripción de Propiedad
En base al artículo 4 de la Ley inscripcion de Derechos Reales Decreto Supremo N°27957 dispone con arreglo a lo dispuesto en los artículos 1º, 7º, 8º y 9º de la Ley de Inscripción de Derechos Reales y en concordancia con los artículos 1538,1540 y 1541 del Código Civil, se inscribirán en los registros respectivos, no sólo los actos y contratos especificados en ellos, sino también todos aquellos relativos a derechos reales, cuya seguridad y publicidad convenga a los interesados, siempre que se cumplan los requisitos legales.
Artículo 5°.- (Acepción de título) Se entenderá por título, para los efectos de la inscripción, el documento público y fehaciente entre vivos, o por causa de muerte, en que funde su derecho sobre el inmueble o derecho real constituido, la persona a cuyo favor deba hacerse la inscripción, las providencias judiciales que resulten de certificaciones o ejecutorias expedidas en forma auténtica y los documentos privados legalmente reconocidos, conforme a los artículos 4º y 7º de la Ley de Inscripción de Derechos Reales, concordantes con los artículos 1542 y 1547 del Código Civil.
5.19.   Descripción general de las etapas del proceso único en Derechos Reales
Según el MANUAL PROCEDIMIENTOS TECNICO JURIDICOS DDRR (2008):
-       MESA DE ENTRADA se realiza una revisión formal del documento, identificación y determinación de servicios a ser realizados y determinación de la base imponible, advertir al interesado de los gravámenes vigentes en caso en el que el documento indique expresamente que el inmueble es alodial.
-       CAJA – Se coloca el número de documento se verifica la base imponible determinada en mesa de entrada y se agregan los valores correspondientes en todos los casos y se efectúa el cobro, generando una boleta de caja por cada documento.
-       ASIGNACIÓN – Es la etapa en la que se realiza el reparto de los documentos a los funcionarios individuales o equipos que vayan a realizar los trámites consignados en cada documento.
-       CALIFICACION – Es la etapa en la que se realiza el examen de la legalidad del documento, su concordancia con los datos de registro y la identificación de los datos a ser traspasados al nuevo sistema de registro
-       INSCRIPCION – Es la etapa en la que se realizan los trámites solicitados.
o  De acuerdo al servicio
·     se puede incorporar nueva información presentada al registro
·     se obtienen los datos del registro son reflejados en un documento según el servicio.
-       VERIFICACIÓN – Se revisan los datos incorporados al sistema según los tramites solicitados en el documento y se procede a pasarlos a emisión o devolverla a la anterior etapa.
-       EMISIÓN – Se realiza la impresión de los documentos que contienen los trámites solicitados.
-       PASO A LEGALIZACIÓN –Se imprime el listado de documentos y trámites emitidos y se los presenta para legalización al registrador o subregistrador.
-       LEGALIZACIÓN – Se seleccionan los documentos pasados a firma el registrador o sub-registrador en caso de ser correctos colocan su firma en los documentos que lo ameriten., o en caso de tener alguna observación la indica y devuelve a la etapa de verificación.
-       SALIDA – Se entrega el documento (concluido u observado) al usuario consignando los datos de la persona que está recogiendo los documentos.



6.         Marco Metodológico

El método elegido en una investigación afecta los hallazgos y, por extensión, la interpretación. La metodología es crucial porque un método poco confiable produce resultados poco confiables, socavando su valor. Por ello, es necesaria la explicación de cómo se obtuvieron e interpretaron estos resultados. En eso consiste el marco metodológico.
En el marco metodológico se exponen las razones por las que se eligió un procedimiento o técnica en particular. Se debe indicar que los datos fueron recopilados de manera fiable y aceptada por las demás asignaturas.
La información se debe presentar en subsecciones según el tema. El material en cada sección debe organizarse por tema de mayor a menor importancia.
6.1.   Enfoque
El presente trabajo tiene un estudio cualitativo porque se fue recolectando datos reales de la entidad estudiada, de esa forma confrontando con la posibilidad de aplicar la herramienta en la entidad.
6.2.   Tipo
La investigación es de tipo descriptiva, en razón de que su finalidad es conocer las características del cuadro de mando integral, es decir busca especificar las propiedades del fenómeno que es sometido a análisis, además de medir, evaluar diversos aspectos y componentes a investigar. Se incluyen en este tipo de investigación estudios de casos, estudios de desarrollo, estudios correlaciónales, estudios de seguimiento, series temporales, investigación histórica.
La investigación descriptiva es la que se utiliza, tal como el nombre lo dice, para describir la realidad de situaciones, eventos, personas, grupos o comunidades que se estén abordando y que se pretenda analizar. En este tipo de investigación la cuestión no va mucho más allá del nivel descriptivo; ya que consiste en plantear lo más relevante de un hecho o situación concreta.
De todas formas, la investigación descriptiva no consiste únicamente en acumular y procesar datos. El investigador debe definir su análisis y los procesos que involucrará el mismo. A grandes rasgos, las principales etapas a seguir en una investigación descriptiva son: examinar las características del tema a investigar, definirlo y formular hipótesis, seleccionar la técnica para la recolección de datos y las fuentes a consultar.
6.3.   Diseño
En este tipo de diseño se emplea el no experimental, ya que no le es posible manejar la variable independiente, o porque sería éticamente incorrecto hacerlo. La estructura a seguir en una investigación ejerciendo el control de la misma a fin de encontrar resultados confiables y su relación con las interrogantes, una vez que se precisó el planteamiento del problema, se definió el alcance inicial de la investigación y se formularon las hipótesis (o no se establecieron debido a la naturaleza del estudio).
Se visualiza la manera práctica y concreta de responder a las preguntas de investigación, además de cubrir los objetivos fijados. Esto implica seleccionar o desarrollar uno o más diseños de investigación y aplicarlos al contexto particular de su estudio. El término diseño se refiere al plan o estrategia concebido para obtener la información que se desea.
6.4.   Método
El método científico es un conjunto de pasos ordenados que se emplea principalmente para hallar nuevos conocimientos en las ciencias. Para ser llamado científico, un método de investigación debe basarse en lo empírico y en la medición, sujeto a los principios de las pruebas de razonamiento.
Dada las características del tema utilizaremos el Método hipotético deductivo: que nos permite, a partir de casos particulares plantear un problema, a través de un proceso de inducción este problema remite a una teoría, a partir del marco teórico y mediante el razonamiento deductivo se intenta validarla empíricamente.

6.5.   Técnicas e instrumentos
Las técnicas se subordinan a un método y éste a su vez es el que determina qué técnicas se van a usar. Aunque el método y la técnica se encuentran íntimamente ligados no se identifican, pues ambos se complementan y son necesarias en la investigación.
Las técnicas constituyen el conjunto de mecanismos, medios o recursos dirigidos a recolectar, conservar, analizar y transmitir los datos de los fenómenos sobre los cuales se investiga. Por consiguiente, las técnicas son procedimientos o recursos fundamentales de recolección de información, de los que se vale el investigador para acercarse a los hechos y acceder a su conocimiento, se clasifica en la siguiente manera: observación, encuesta, entrevista y grupos focales.



7.         Marco Práctico (Propuesta)

7.1.   Características importantes

a)      La socialización. - Es un proceso de incorporación y transformación de las normas, hábitos, actitudes y valores que se adquieren en una interacción con los demás.
b)      La profesionalización. - Es un proceso cognitivo, creativo de comprensión y reelaboración del universo perceptivo, simbólico e imaginativo producto de la cultura de una determinada etapa histórica. Es el proceso por el cual utiliza inteligentemente sus esquemas de conocimiento para apropiarse de los objetivos y elementos de su cultura personal y profesional.

7.2.   Objetivos estratégicos por perspectivas (Análisis Causa-Efecto) en el Cuadro de Mando Integral

Los objetivos estratégicos son los que están en línea con las estrategias y que se fijan para poder cumplirlas. Además, se buscará cuáles son los efectos que producen determinadas causas. Para ello seguiremos con la línea de las perspectivas del cuadro de mando integral.

7.2.1.     CLIENTES – COMUNIDAD

PROPOSICIÓN DE VALOR PARA LOS USUARIOS
Dentro de la perspectiva de clientes encontramos dos aspectos importantes que conforman la proposición de valor para las familias clientes mejorando el nivel de atención al usuario, para cumplir con este objetivo, esto sucederá cuando se ofrezca la mejora de los tiempos y plazos de entrega de los tramites solicitados para hacer frente a una sociedad cada vez más competitiva, con la utilización de tecnología de punta.
Otro aspecto que incrementa el Valor del servicio es el hecho de contar con alianzas estratégicas con instituciones cómo se da por ejemplo el caso de las Gobernaciones o el INRA para la coordinación respecto a la verificación de documentos que provienen de estas instituciones los cuales son requisitos y se presentan en Derechos Reales

7.2.2.     PROCESOS INTERNOS

MEJORA CONTINUA PARA LA ENTREGA DE VALOR
Con relación a los procesos, lo que sustenta la actividad es el mejorar continuamente los procesos relacionados con brindar servicios de valor agregado a los clientes, trabajar sobre la imagen de marca y generar expectativas de nuevos postulantes.
La elaboración de comunicados instructivos y circulares son la medida de difusión general que se adopta actualmente en la entidad, pero con el movimiento administrativo en cuanto al recurso humano con los constantes cambios en el personal hacen que se ingrese en una gestión discontinua. Por lo que adoptar la socialización de normativa de forma constante tanto como norma y procedimientos específicos es de vital importancia en la entidad pública.

7.2.3.     FINANCIERA

VELAR POR LA ECONOMÍA
Dentro de la perspectiva financiera abriremos la estrategia con dos objetivos principales:
a) Uso eficiente del presupuesto: El presupuesto anual con el que funciona es bastante esta acomodado al plan operativo anual POA, razón por la cual se debe hacer uso racional del mismo.
b) Uso eficiente de los recursos propios: el uso eficiente de los recursos generados por la venta de valores judiciales y por los servicios otorgados tiene una afluencia significativa en la entidad.

7.2.4.     APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

Atraer, desarrollar, retener personal con alto Potencial que posea conocimientos técnico jurídicos en el área legal, enmarcándose en la selección de personal tal como manda las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal SAP inserta en la Ley 1178, con el fin de promover la carrera administrativa en la entidad para el talento humano.
a) Capacitación del personal: El personal debe contar con la capacitación y formación necesaria para poder llevar acabo adelante los distintos procesos.
Deben también contar con el entrenamiento para poder brindar los servicios de valor agregado a los clientes, es decir, contar con cursos periódicos.
Los criterios de selección y evaluación (Competencia clave) son fundamentales para lograr la mejora continua.
El perfil de la persona que debe ocupar la posición es clave y debe tener características para el manejo de trámites.
Como punto clave en los criterios tanto de evaluación como de selección se considerará el trabajo en equipo, dado que esta habilidad se considera fundamental para llevar a cabo los planes estratégicos.
b) Participación del personal: Para poder llevar adelante todo el proceso es fundamental tener al personal satisfecho y motivado. Así también se ha planteado durante el trabajo la necesidad de delegación de funciones y, por ende, la participación de cada funcionario en las iniciativas y las ideas a llevar a cabo.
Por eso se considera como un objetivo estratégico el mantener motivado al personal, así como también el generar sugerencias y participación activamente en la planificación.

7.3.   Principales indicadores en el Cuadro de Mando Integral

SELECCIÓN DE INDICADORES
Es importante que todos estos objetivos respondan a indicadores SMART:
·         Específicos (Specific): que todos ellos estén claramente definidos e identificados.
·         Medibles (Measurable): que se puedan analizar.
·         Alcanzables (Attainable): que los objetivos marcados sean factibles de conseguir.
·         Realistas (Realistic/Relevant): que sea posible lograr el nivel de cambio establecido.
·         Acotado en el tiempo (Time-related): que se establezca un periodo de tiempo en el que se deban conseguir dichos objetivos.
Los indicadores que se plantean a continuación son generales.
Los objetivos que se desprenden de los objetivos estratégicos son los siguientes:

7.3.1.     Perspectiva clientes – Comunidad

Mejorar el nivel de procesamiento de trámites por inscripción de propiedad en Derechos Reales:
·         Indicador. -
Número de trámites procesados: Este indicador mide la cantidad trámites concluidos en el periodo anual.
Número de trámites solicitados para su proceso: es el número de trámites solicitados por los usuarios
Se debe comparar con la gestión anterior para ver su incremento o disminución.
Porcentaje (%): Nos indica el tanto porcentual
 Nos dará el grado de eficacia y de cumplimiento de resultados a nivel de resultados inmediatos con relación a lo programado. (CGE NORMA DE AUDITORIA OPERACIONAL, 2016, pág. 4)
·         Indicador. -
Número de trámites no procesados: Este indicador mide la cantidad trámites no concluidos ya sea por observación del inscriptor o subregistrador de Derechos Reales en el periodo anual.
Número de trámites solicitados para su proceso: es el número de trámites solicitados por los usuarios
Se debe comparar con la gestión anterior para ver su incremento o disminución.
Porcentaje (%): Nos indica el tanto porcentual.
 Nos dará el grado de eficacia y de cumplimiento de resultados a nivel de resultados inmediatos con relación a lo programado. (CGE NORMA DE AUDITORIA OPERACIONAL, 2016, pág. 4)

7.3.2.     Perspectiva procesos internos

De acuerdo a la orientación estratégica definida en la perspectiva de clientes los procesos internos de naturaleza estratégica son los relativos a los procesos de gestión del usuario los cuales aseguran el conocimiento del cliente y la satisfacción de sus necesidades.
·         Indicador. -
 Días trascurridos para procesar un trámite: Este indicador mide los días que pasaron desde el ingreso de documentos para el servicio solicitado hasta su finalización en su última etapa.
Días estipulados como plazo máximo según norma: es el número de días que la norma estipula para el procesamiento de trámites solicitados por los usuarios
Se debe comparar con la gestión anterior para ver su incremento o disminución.
Resultado positivo. - hubo demora en procesar un trámite
Resultado negativo. - se procesó en el plazo establecido

7.3.3.     Perspectiva de crecimiento y aprendizaje.

·         Indicador. -
Número de cursos de capacitación impartidos en el año: mide los cursos para capacitación impartidos.
Número de cursos de capacitación programadas en el año: es el número de cursos que se programó en el POA.
Se debe comparar con la gestión anterior para ver su incremento o disminución.
Porcentaje (%): Nos indica el tanto porcentual.
Dara el grado de eficiencia en el cumplimiento de la capacitación al personal de la entidad con el fin de incrementar el desarrollo profesional de los funcionarios.
Ejemplo:
Por tanto, se concluye que el ente fue eficaz en un 109% debido a la ejecución de los cursos de capacitación.
·         Indicador. -
Cantidad de personas capacitadas.
Cantidad de total del personal: es el número del personal en planillas.
Se debe comparar con la gestión anterior para ver su incremento o disminución.
Porcentaje (%): Nos indica el tanto porcentual.
Dara el grado de eficiencia en el cumplimiento de la capacitación a la totalidad del personal de la entidad con el fin de conocer cuántos recibieron capacitación.
·         Indicador. -
Cantidad de funcionarios que dejan la entidad.
Cantidad de funcionarios en la entidad: es el número del personal en planillas.
Se debe comparar con la gestión anterior para ver su incremento o disminución.
Porcentaje (%): Nos indica el tanto porcentual.
Dara el grado de rotación del personal cesado en la entidad para lograr comprender que porcentaje representa las bajas o cesación de funciones de los servidores públicos

7.3.4.     Perspectiva financiera

Cada una de las unidades estratégicas, se encuentran en una posición diferente por ello se nombrará indicadores a modo de ejemplo para el área financiera de recaudaciones.
·         Indicador. -
Número valores judiciales vendidos: es la cantidad de valores vendidos en ventanillas o cajas recaudadoras.
Número valores judiciales disponibles en almacén: es el número de valores judiciales que implican por ejemplo folios reales caratulas, timbres, etc, que salen de la imprenta judicial para su posterior venta.

Se debe comparar con la gestión anterior para ver su incremento o disminución.
Porcentaje (%): Nos indica el tanto porcentual.
Dara el grado de eficiencia en el cumplimiento de la otorgación de valores judiciales a los usuarios.
·         Indicador. -
Número valores judiciales no utilizado: es la cantidad de valores desechados, con falla en su utilización, mal impreso
Número valores judiciales disponibles en almacén: es el número de valores judiciales que implican por ejemplo folios reales caratulas, timbres, etc, que salen de la imprenta judicial para su posterior venta.
Se debe comparar con la gestión anterior para ver su incremento o disminución.

Porcentaje (%): Nos indica el tanto porcentual.
Dara el grado de valores inutilizados.
·         Indicador. -
Beneficio neto. - la utilidad generada.
Total recaudación por ventas (Recursos propios). - recursos generados por las ventas de valores y servicios otorgados a la sociedad.
El indicador dará el grado que implica la utilidad del total de recaudación por ventas de valores judiciales.
Como sugerencia de utilización de indicadores se pone como plantilla el siguiente cuadro:
PLANILLA DEL INDICADOR
Objetivo estratégico:
Frecuencia de actualización:
Motivar a los funcionarios
Anual
Indicador del resultado:
Descripción:
Unidad de medida:
Rotación del personal cesado en la entidad publica
ejemplo: Mide la rotación de los empleados en base al número de trabajadores que se retiran de la empresa
Porcentaje
Definición /Formula del indicador:
Hipótesis:



Ejemplo: Reduciendo la rotación se asegura la entidad contara con personal capacitado y motivado.
Status:
Fuente de datos:
     %
Informe de Recursos Humanos
Responsabilidad en la fijación de objetivos:
Responsabilidad de construcción:
Responsable de Recursos Humanos
Responsable de Recursos Humanos
Umbral
Año 1
Año 2
Año 3
Satisfactorio
Aceptable
Mínimo
20%
25%
30%
15%
20%
25%
10%
15%
20%
FUENTE: ELABORACION PROPIA
Cabe mencionar que los indicadores expuestos manifiestan un carácter demostrativo e indicativo, aclarando que no son limitativos sino sirve de simple ejemplo para la elaboración de muchos más indicadores dentro del cuadro de mando integral.

8.         Conclusiones

Mediante el presente trabajo se concluye que, mediante una adecuada adaptación y ampliación de los indicadores para la elaboración de un cuadro de mando integral, se logrará eliminar la información financiera que no revela la situación real de la entidad, de esta manera se reforzara los controles internos en los procesos, los cuales tendrán incidencia paralela en la gestión de la entidad.
Con la aplicación del Cuadro de Mando Integral como medida de prevención de desviaciones en una gestión, será de utilidad en cuanto al fortalecimiento de la estructura administrativa y financiera. Colocando a la entidad en una posición más competitiva en cuanto a la calidad al momento de brindar el servicio que la población demande para la satisfacción de necesidades, asimismo colaborando al sistema de control interno de manera que se evite futuras contingencias o fraudes en los procesos.
Respecto al ambiente o cultura organizacional, la perspectiva de crecimiento y aprendizaje reforzara dicho aspecto terminando en un resultado expresado en la consecución de objetivos a través del trabajo optimizado de los funcionarios.
Con la aplicación del cuadro con un enfoque estratégico considerando las cuatro perspectivas que la componen, se obtendrán información necesaria y efectiva confiable para la toma de decisiones a nivel ejecutivo gerencial, siendo acorde a normativa vigente tanto con la Ley 1178, Decretos Supremos, Normas de los Sistemas de Administración Gubernamentales y Normas de Auditoria Gubernamental.



9.         Recomendaciones

Mediante la presente se recomienda la aplicación del cuadro de mando integral para fortalecer la estructura administrativa financiera de la entidad.
Asimismo, se recomienda la aplicación de indicadores para generar un crecimiento real competitivo. Cabe aclarar que los indicadores propuestos manifiestan un carácter demostrativo e indicativo, aclarando que no son limitativos sino sirve de simple y llano ejemplo para la elaboración de muchos más indicadores dentro del cuadro de mando integral. La aplicación del cuadro de mando integral debe ser complementada con otras herramientas de gestión que refuercen los resultados.
Capacitación al personal de la entidad en el tema de aplicación de las diferentes perspectivas abordadas en el cuadro de mando integral, para que estos puedan crear valor agregado en el desempeño de sus funciones.
Finalmente, el presente trabajo sirva como referencia para futuras investigaciones interesadas en esta temática.




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